Das Ticketsystem...
In Zusammenarbeit mit einem IT-Unternehmen, wurde Venalis um verschiedene
Module für IT-Systemhäuser erweitert. Besonderer Wert wurde auf die
vielfältigen Details und die unterschiedlichen Betriebsabläufe dieser
Branche gelegt. Dabei herausgekommen, ist ein Venalis Enterprise mit
einem Ticketsystem, Geräte und Objektverwaltung für Kunden,
Schnittstellen zu Datenblattportalen, spezielle Artikelimportfunktionen
uvm. Tickets können entweder vom Bearbeiter selbst, oder von einem
zuständigen Mitarbeiter erfasst und einem Bearbeiter zugewiesen werden.
Grundlage dafür ist, dass Sie die Mitarbeiterverwaltung nutzen. Ein
Ticket stellt hierbei den Container dar und teilt sich anschließend in
eine oder mehrere Aufgaben, die chronologisch eingegeben und
abgearbeitet werden müssen. Überschneidungen werden dabei sofort in
einer Zeitleiste im oberen Bereich der Ticketerfassung dargestellt.
Sämtliche Informationen eines Tickets und der Aufgaben werden zentral
dargestellt. Seien es angehangene EMails oder Dateien, Beschreibungen
zum Ticket, der Kunde, das Gerät u.s.w. Verschiedene Filter helfen Ihnen
dabei, die Ansicht der Tickets einzugrenzen, offene oder erledigte
Tickets darzustellen oder nur Tickets von bestimmten Mitarbeitern zu
selektieren.
Tickets & Aufgaben...
zu jedem Ticket, das Sie einem Kunden (Auftraggeber) zuordnen können, legen Sie eine oder mehrere Aufgaben an. In den Aufgaben geben Sie das Thema an, wählen einen zuständigen Bearbeiter (Mitarbeiter), vergeben Prioritäten und Stati, und legen fest, wie die Abrechnungsmodalitäten dieser Aufgabe aussehen sollen. Wenn Sie mit der Aufgabe beginnen, können Sie die Startzeit festlegen und beim Abschluss der Tätigkeit die Schlußzeit. Als Komfortfunktion steht Ihne hier auch eine Stopuhr zur Verfügung. Starten Sie diese bei Beginn und zum Ende, errechnet Venalis automatisch die Gesamtzeit. Wenn alle Tätigkeiten eines Tickets abgeschlossen und der Status auf "Erledigt" oder "Erledigt und zur Abrechnung freigegeben" umgestellt wurde, wird auch das Ticket automatisch auf Erledigt gestellt. Bei jedem Abschluß einer Aufgabe wird der Ersteller des Tickets per Mail benachrichtigt, wenn seine Mailadresse in seinem Anwenderprofil hinterlegt wurde.
Tickets abrechnen
Zu jedem Zeitpunkt können Sie abgeschlossene Tickets abrechnen. Nach Auswahl "Abrechnung" wählen Sie den Zeitraum für Tickets die abgerechnet werden sollen. Venalis prüft ob es abgeschlossene Tickets in diesem Zeitraum gibt und stellt diese anschließend in einer Liste dar. Innerhalb dieser Liste können Sie jetzt wählen, ob ein einzelnes Ticket, alle Tickets oder alle Tickets eines Kunden abgerechnet werden sollen. Legen Sie in den Ticket-Grundenstellungen zuvor fest, wie Tickets / Aufgaben abgerechnet werden sollen. Ihnen stehen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung und jede wird verknüpft mit einem Artikel, dessen Preis die Einheit zum Abrechnen bildet. Wählen Sie zusätzlich, ob Venalis zunächst einen Lieferschein oder direkt eine Rechnung erstellen soll. Damit Sie die Tätigkeiten und Zeiten auf der Abrechnung darstellen können, werden beim Rechnungslauf die wesentlichen Daten in die Positionen der Rechnung eingetragen. Zu diesem Zweck stehen Ihnen für die Fomulargestaltung verschiedene Variablen zur Verfügung.
Die Geräteverwaltung...
Die Geräte- / Objektverwaltung steht Ihnen in der Kundenliste (F9) zur Verfügung. Hier können Sie nicht nur die Geräte (PC, Server, Drucker, Router u.s.w.) der Kunden verwalten, sondern die komplette IT Infrastruktur samt aller IP-Adressen, DNS-Server, Hosts, Passwörter und vieles mehr. Auch die Remote Zugangsdaten für Teamviewer oder Remotedesktop lassen sich hier hinterlegen und direkt aus Venalis heraus für den Zugriff aufrufen.
Die meisten Distributoren stellen Ihnen Artikellisten für den Import zur
Verfügung.
Mit Venalis können Sie Artikellisten z.B., von Ingram, Also,
Techdata, Bendata und viele weitere einlesen. Leider stellen die
Anbieter Ihnen aber nur rudimentäre Daten der Geräte zur Verfügung oder
Sie müssen Bilder und Datenblätter manuell und dann meist als PDF
downloaden. Wenn Sie jedoch repräsentative Angebote erstellen wollen,
mussten Sie die Datenblätter bisher manuell einpflegen. Damit ist jetzt
Schluss, denn dank der Schnittstelle zu icecat dem "offenen Katalog"
stehen Ihnen in der kostenlosen Variante knapp eine Million, in der
kostenpflichtigen sogar knapp 3 Millionen Datenblätter der
verschiedensten Hersteller und Kategorieren der IT-Branche zur
Verfügung. Alles was Sie dazu brauchen ist ein Zugangsname sowie
Kennwort und einen Artikel mit hinterlegtem UPC/EAN Code. Klicken Sie
auf den Button ice hinter dem EAN Code, öffnet sich der icacat Dialog
und ruft das Datenblatt, die Beschreibung sowie hinterlegte Bilder ab.
Sie entscheiden nur noch, was und wohin die Daten importiert werden
sollen und können anschließend Ihr Angebot erstellen.
